Dématérialiser à 100% un atelier collaboratif : Notre retour d’expérience en 11 conseils

Pris par surprise par le confinement, nous avons dû faire face à un défi : dématérialiser un atelier de deux jours pour 48 étudiant.e.s de CentraleSupélec ExEd, sans pouvoir nous voir et sans matériel spécifique. Nous avons relevé le défi avec succès (ce sont les étudiants qui nous le disent) et nous vous partageons ici notre retour d’expérience.

Les 2 et 3 avril devaient se tenir les Innovation Days (format hackathon enrichi avec de la formation) pour la promotion du Mastère Spécialisé « Stratégie et Développement d’Affaires Internationales », organisés et animés par Makin’Ov. Au début du confinement, il ne nous restait que quelques jours ouvrables pour transformer ce format présentiel en 100% distanciel, étant nous-mêmes (les membres de l’équipe Makin’Ov) à distance les uns des autres, sans possibilité d’utiliser nos moyens habituels comme notre studio vidéo.

Les Innovations Days se sont tenus, et d’après les notes données par la promotion, ce fut un grand succès !

Les étudiants nous ont mis une note de 4,7/5 en satisfaction générale !

Nous vous proposons ce retour d’expérience en 11 conseils, divisés en  : Faites « SAS », Préparez une organisation au cordeau, Produisez ou adaptez le contenu en amont, et Prévoyez un dispositif de communication efficace.

Faites « SAS » : simple, agréable et solide.

Ce sont les conseils généraux pour concevoir ou adapter (s’il existait déjà en format présentiel) votre atelier dématérialisé.

  • Simple : gardez en tête les objectifs et les enjeux de votre atelier, et focalisez sur les meilleurs moyens de les atteindre. Gardez une conception simple, car la simplicité c’est l’efficacité. Simple, cela signifie également cohérent et compréhensible pour vos participant.e.s. Plus on complexifie, plus on créé de failles potentielles !
  • Agréable : mettez-vous à la place de vos participant.e.s. Connaissent-ils le format ? Quels outils utilisent-ils déjà que vous pourriez réutiliser ? Dans notre cas, les étudiant.e.s ne connaissaient pas les Innovation Days, mais ils avaient des comptes OneDrive qui permettaient de travailler en mode collaboratif sur des documents au format Office. Concevez un atelier agréable et fluide en anticipant les difficultés.
  • Solide : le fond (contenu de l’atelier) comme la forme peuvent être dégradés, notamment par des soucis techniques. Testez chaque module et chaque outil technique en amont et prévoyez des solutions de repli faciles à mettre en place afin de ne pas « casser » votre dynamique en cours d’atelier.

Nous ne cachons pas que dématérialiser un atelier collaboratif n’est pas une mince affaire, mais la satisfaction des participant.e.s est encore plus grande en cas de réussite !

Préparez une organisation au cordeau

Intuitivement, le distanciel semble peu adapté au format atelier collaboratif, qui réclame beaucoup d’interactions entre les personnes pour être efficace. Pour pallier à cela et réussir à engager les participant.e.s, nous vous proposons d’anticiper les difficultés et de faciliter leur motivation.

  • Ayez un agenda très précis à suivre scrupuleusement
    • Découpez bien les séquences pour que le plan soit clair, avec les outils utilisés. Pensez à prévoir des pauses régulières, pour que chacun.e puisse se reposer les yeux, se dégourdir les jambes, boire de l’eau.
    • Le rythme que nous avons utilisé : 4 séquences d’une demi-journée correspondant aux 4 phases de notre méthodologie d’innovation Continuum (fond pédagogique des Innovation Days), avec apports vidéo, puis application et enfin rendus avec feedbacks.
    • Nous vous conseillons de respecter votre agenda à la minute, afin de rythmer l’atelier et de montrer que le timing est maitrisé (des retards répétés peuvent démotiver).
  • Ajoutez un côté ludique ou gamifié pour motiver et engager : Comme support d’exercice à l’apprentissage de Continuum, nous avons utilisé le challenge mondial d’innovation lancé par Bayer sur la plateforme de notre partenaire Agorize . Les groupes se retrouvaient ainsi à traiter une vraie problématique d’avenir, en concurrence avec des centaines d’étudiant.e.s du monde entier ! L’intérêt d’ajouter du ludique ou de la gamification n’est plus à démontrer pour engager les participant.e.s. De votre côté, quel petit défi pouvez-vous proposer ? Au minimum, vous pouvez mettre en jeu un petit gage comme offrir les croissants le jour où l’équipe se retrouvera au bureau !
  • Diffusez un teaser pour motiver vos participant.e.s et leur exposer le fonctionnement, l’agenda et les enjeux de l’atelier. Nous avons produit un teaser vidéo de quelques minutes, ainsi qu’un document sur les bonnes pratiques du travail à distance, que nous avons diffusés en amont à la promotion. Dans le bilan final, ce teaser a reçu la note de 4,53/5 , prouvant son utilité pour mobiliser les étudiant.e.s.
  • Prévoyez une facilitation au plus proche : que vous ayez un seul groupe ou plusieurs, il faut que votre présence soit sentie par toutes et tous. Si vous êtes engagé.e en continu et réactif/ve, les participant.e.s le seront aussi. Notre facilitation, notre énergie et notre proximité avec les groupes a été saluée par la note de 4,7/5 .

La préparation, c’est le cœur de la réussite de votre atelier. Mais agenda, aspect ludique, teaser et facilitation ne suffisent pas : le contenu doit également être préparé en amont.

Produisez ou adaptez le contenu en amont

De multiples difficultés peuvent empêcher vos participant.e.s de suivre vos présentations en direct (sur une visioconférence par exemple). Pour résoudre ça, nous vous recommandons de produire ou adapter votre contenu en amont, afin d’être tranquille le jour J.

  • Nous avions déjà nos présentations, nos canevas papiers, et tout le matériel pour le format présentiel. Voici comment nous les avons adaptés au format distanciel :
    • L’ensemble des apports des présentation a été tourné en vidéo avec les moyens dont nous disposions, c’est-à-dire enregistrement de vidéos avec Powerpoint et OBS (logiciel gratuit de production de vidéos) afin que tout soit déjà produit.
    • Pour les canevas à utiliser par groupe, nous savions que les étudiant.e.s disposaient de comptes OneDrive, permettant le travail collaboratif avec des documents Office ; nous avons donc préparé les canevas au format PPT.
    • Pour la phase de créativité, qui se fait classiquement avec des post-its, nous avons prévu, pour chaque groupe, une « room » sur Klaxoon (outil à la fois robuste, facile d’utilisation et très bien fait pour la créativité)
  • Pour gérer l’épineuse question de la disponibilité du contenu, nous avions anticipé les difficultés en mettant les vidéos sur YouTube (sur une chaine privée) afin d’être à la fois diffusées en webinaire sur le canal de visioconférence plénière, tout en envoyant l’URL de la vidéo par mail (ainsi que les PDF des présentations et les canevas en PPT) au même moment afin que les gens ayant une mauvaise connexion avec la visioconférence puissent suivre tout de même.

Notre adaptation du matériel pédagogique a été récompensée par la meilleure note délivrée par la promotion : 4,8/5 !

Prévoyez un dispositif de communication efficace

Cette dernière partie n’est pas la plus aisée. Depuis le début de la période de confinement, le réseau Internet est sur-utilisé, peu de bande passante restant disponible, sauf sur certaines solutions. Si vous avez déjà des outils solides et connus par vos participant.e.s (Teams, Webex…), n’en changez pas ! De notre côté, nous avions prévu le dispositif suivant :

  • Pour la visioconférence en plénière et les groupes : un canal « général » sur Jitsi (super solution open-source gratuites avec beaucoup de fonctionnalités utiles, comme le « lever la main » pour demander la parole), et un canal par groupe, permettant à la fois le travail entre eux et notre passage régulier pour la facilitation et la communication des feedbacks. Au départ, nous voulions utiliser notre propre solution de visioconférence, mais un souci technique est apparu dès la première plénière : nous sommes alors passé en quelques instants sur la solution de repli, Jitsi, sur laquelle nous avions déjà créé les canaux. Le canal général nous permettait de diffuser les vidéos tout en répondant aux questions en direct dans le chat, et en y restant disponibles toute la journée pour répondre aux sollicitations.
  • Une solution technique fonctionne quoi qu’il arrive : les mails. Pour les cas les plus extrêmes (débit très faible par exemple), et pour être sûr que chacun.e ait toutes les ressources nécessaires, nous avons tout envoyé par mail (URL, PDF, PPT) selon un timing précis. Avoir une boite mail qui permet de programmer des envois est un réel atout pour ça.

Quelques difficultés techniques sur Jitsi ont valu à notre disposition de communication la note la plus basse donnée par les étudiant.e.s : 4/5. Notre point d’amélioration pour la prochaine édition sera donc d’utiliser un outil plus robuste et connu par les participant.e.s, comme Teams (qui sera bientôt inclus dans l’offre Office 365, devenue Microsoft 365).

Dématérialiser à 100% le collaboratif avec le minimum de moyens, ça marche !

Pour procéder, nous avons suivi nos principes chez Makin’Ov : efficacité par la simplicité, le focus utilisateur, le fait de privilégier des outils open-source, gratuits et/ou déjà à disposition. Nous pensons sincèrement que le facteur humain fait la différence sur ce type d’ateliers, notamment par la facilitation.  

Ainsi s’achève ce retour d’expérience, nous espérons que ces 11 conseils vous seront utiles. Si vous avez besoin d’aide, un conseil important à rajouter, ou si vous voulez que nous vous donnions plus de détails (nous n’avons pas tout écrit ici), n’hésitez pas à commenter ou à nous contacter !

Directeur du Développement

Jean-Baptiste Sultan (Bouché)
Directeur du Développement de Makin’Ov et parfois animateur de table ronde

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